O eSocial já é realidade nas grandes empresas que aderiram em janeiro deste ano ao programa, após passarem todo o ano passado adequando os seus sistemas. A novidade é que agora, a partir do mês de Julho, todas as empresas de pequeno e médio porte vão ter que aderir. Mas calma, nós iremos te explicar tudo o que precisa saber.
Afinal, o que é o eSocial?
O eSocial é um projeto do Governo que faz parte do Sistema SPED, vindo a exigir uma mudança no envio de informações e obrigações da Folha de Pagamento e da Previdência para um novo formato tecnológico. A entrada deste novo formato irá promover uma grande integração das informações trabalhistas antes enviadas através de várias obrigações espalhadas em órgãos e no tempo. Com isso, tudo ficará centralizado.
Cronograma de implantação do eSocial:
Quais obrigações serão substituídas pelo eSocial?
– CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
– RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
– GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à previdência Social);
– DIRF (Declaração do imposto sobre a renda retido na fonte);
– PPP, MANAD, Fichas de Registro, CAT, entre outras;
Principais mudanças na documentação dos funcionários:
Num momento de cenário econômico turbulento no país e com o setor empresarial quebrando a cabeça para conseguir manter o ritmo e a força de trabalho, algumas medidas tentam facilitar esse caminho, como o eSocial, que já é uma realidade na área de RH para centralizar as informações e unificar o envio de dados de trabalhadores para os diversos órgãos fiscalizadores. Porém, o eSocial prevê mudanças no preenchimento de alguns dados dos empregados e que demandam bastante atenção das empresas, sobretudo em dez situações. São eles:
1- GPS:
Antes era feito por estabelecimento para recolhimento do INSS e agora será substituído por DARF centralizado
2- Cotas de Aprendiz e PCD:
A informação, que antes era enviada através do CAGED, passa a ser registrada no ambiente do eSocial. A verificação das funções que demandam formação profissional é realizada pela classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e a condição de aprendiz deve ser indicada no cadastro de cada empregado, com o correspondente codigo de categoria (lembrando que as cotas variam de 5% a 15% do quadro de colaboradores por estabelecimento)
3- Declaração de estagiários:
As informações que antes eram geradas mensalmente e arquivada spara fiscalizações agora passam a ser enviadas mensalmente ao Fisco (inclusão de seguro de vida, exame médico admissional, auxilio transporte, recesso de 30 dias, supervisor de estágio, contrato entre faculdade empresa e estagiário e curso conforme atividade que irá exercer). O registro da contratação e da folha de pagamento devem entrar pela parte concedente e não pelo agente de integração.
4- Informação de processos administrativos:
Os empregadores deverão incluir todos os processos, tanto na esfera judicial quanto administrativa, que influenciem no calculo das contribuições, dos impostos ou do FGTS; e/ou influenciem no cumprimento das suas obrigações principais e acessórias. Estão inclusos na lista os processos que envolvem a entidade patronal com representação coletiva, o trabalhador contra um dos órgãos governamentais envolvidos no projeto do eSocial e outras empresas terceiras.
5- CPF de dependentes:
A informação do CPF de dependentes, conforme determina a receita federal, será para todas as idades. As empresas deverão realizar o envio ja com todos os dependentes devidamente inscritos no CPF.
6- Exame Toxicológico:
Conforme a legislação do motorista (Lei 13103/2015), atualmente ja é obrigatória a informação do CAGED. No mesmo cadastro devem ser inseridas as informações do exame toxicológico – tanto do admissional quanto do exame de desligamento.
7- Licença Maternidade e Férias:
O aviso de férias deve ser feito antes da Licença Maternidade. Também será informado, além dos valores, o período de afastamento (início e fim) e a data de pagamento das férias. Os colaboradores afastados por maternidade ou doença devem realizar o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de volta ao trabalho.
8- Limite de horas extras:
A CLT estabelece que o limite é de duas horas diárias, observando o total da duração de trabalho no dia de, no máximo, dez horas. O eSocial exigirá que todas as rúbricas da folha de pagamento, que entre elas estão as horas extras, sejam previamente cadastradas.
9- Obrigação do uso de certificado digital:
O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão de dados apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital ICP-Brasil A1 ou A3 (PF e PJ).
Cuidado: Empresas poderão ser multadas!
Em um primeiro momento, o eSocial faz esta validação e pode travar qualquer pedido irregular, impedindo que seja finalizada uma folha de pagamento, alguma férias ou mesmo contratação. Mas, em um segundo momento, o sistema vai começar a multar as empresas pelos erros e coincidências. Veja a seguir o que será proibido no eSocial:
1. Admissão Retroativa
2. Demissão Retroativa
3. Aso Retroativo
4. Aumento Retroativo
5. Aviso Prévio Retroativo
6. Férias Retroativas
E quais são as penalidades?
Embora não tenha alterado a legislação e, portanto, as datas e prazos de procedimentos, é esperado com o eSocial uma capacidade grande de fiscalização eletrônica. Por isso, será importante cumprir de forma adequada todas as obrigações. Isso porque existem penalidades que antes não ficavam evidentes. Sendo algumas delas:
- Atraso na comunicação de admissão do trabalhador – De R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar em caso de reincidência.
- Folha de pagamento fora das normas – A partir de R$ 1.812,87
- Irregularidade no ASO – O valor vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33
- Não comunicar acidente de trabalho – Pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. Em caso de reincidência, ela pode ter o seu valor dobrado.
- Multa por irregularidade no PPP- Varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63
- Não informar afastamento temporário – Pode variar de R$ 1.812,87 a R$181.284,63
- Não entregar relatório de informações – A multa tem o valor mínimo de R$ 425,64 com acréscimo de R$ 106,40 por cada bimestre de atraso. O valor máximo pode chegar a R$ 42.564,00
- Não comunicar férias – R$ 170,00 (por férias)
- Não informar alteração de dados cadastrais e contratuais – Pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado
- Não atualizar informações dos empregados – R$ 600,00 (por empregado)
- Admissões – a multa é cobrada por funcionário e varia R$ 3.000,00 para grandes empresas e R$ 800,00 para ME (Dobrando em caso de reincidência e sendo corrigidos pelo IPCA)
- Perder o prazo do FGTS -R$ 10,64 a R$ 406,41 (Valor por empregado e dobra por reincidência)
MEI no eSocial
A partir do dia 1º de Julho, os 7,2 milhões de microempreendedores individuais (MEIs) e as 4,8 milhões de Micro e Pequenas Empresas do país terão, obrigatoriamente, que enviar informações trabalhistas por meio do eSocial. Mas apenas as empresas com mais de um funcionário serão obrigadas a ter certificado digital para fazer o cadastramento e realizar consultas no eSocial. No caso do MEI (que pode ter no máximo um empregado), bastará ter um código de acesso na modalidade online, segundo a Receita Federal.
E aí, já está tudo preparado na sua empresa?
O mais importante é não se desesperar! Graças ao Domínio Atendimento, nosso escritório está mais do que preparado para te auxiliar nessa mudança. Sendo a ferramenta ideal para a adaptação ao ritmo do eSocial, com o Domínio Atendimento é possível ler as notícias publicadas pela Barbosa Contabilidade, Solicitar serviços diretamente pela web com registro completo de todas as tramitações realizadas para o atendimento desta solicitação, além de poder visualizar e baixar os documentos publicados por nossa empresa para a sua!
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