Fios embolados, mais objetos do que o necessário, pilhas de papel… talvez você pense que isso é normal em um ambiente de trabalho agitado. Porém, o programa 5S’s prova que estamos completamente enganados. Viver nessas condições, além de causar distrações, afetar nossa produtividade e comprometer nosso tempo, também pode fazer mal à nossa saúde.
Originado nos EUA, o programa 5S’s foi o que reergueu o Japão após a Segunda Guerra Mundial e o transformou no 5º país mais desenvolvido do mundo. Isso porque os Japoneses não utilizam os 5S’s apenas no trabalho, e sim na vida. Mas afinal, o que é esse programa tão poderoso? Vamos conhecer!
A abreviação “5S’s” vem de “5 Sensos”, sendo eles: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Não entendeu nada, né?! Vamos te explicar melhor:
O 1º Senso, Seiri, representa o “Senso de Utilização”! Com ele, devemos definir o que é vital para uso e o que não é necessário. Todo tipo de recurso envolvido em uma operação deve ser levantado, como: máquinas, equipamentos, materiais, instrumentos, ferramentas e por aí vai. Através deste levantamento, serão, então, avaliados quais recursos são necessários e agregam valor ao processo dos quais não são precisos e podem ser descartados ou destinados para outra área ou setor mais conveniente. Ou seja, devemos manter em nossa mesa de trabalho apenas aquilo que realmente iremos utilizar! Por exemplo: em que ocasião você utilizaria duas réguas ao mesmo tempo? Comece a classificar os objetos que te cercam e vai se surpreender em quantas coisas julgamos como necessárias, quando na verdade acabam nos atrapalhando. Em resumo, o que o 1º Senso te proporciona:
- Ganho de espaço
- Facilidade de limpeza e manutenção
- Melhor controle dos estoques
- Redução de custos
- Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S
Seiton, o 2º Senso, representa o “Senso de Organização”. Com base nos materiais avaliados como necessários para uso no primeiro senso, este S tem a finalidade de classificar e dar ordem de uso para cada recurso incluído. Isto é, padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar ao ser coletado ou procurado por um colaborador é a tarefa deste segundo senso. Uma boa dica é a organização visual! Exemplo: No Senso anterior aprendemos a separar os objetos que utilizamos no dia a dia dos que não utilizamos com frequência ou quase nunca. Certo? E se, para facilitar, classificássemos esses objetos por cor? Não ajudaria na identificação? Outro bom exemplo é uma caixa de ferramentas. Quanto tempo gastamos procurando a ferramenta desejada, ou aquele prego no tamanho certo? Não seria melhor se as ferramentas fossem expostas em um mural, tendo cada uma delas o seu lugar marcado para que fosse tão fácil na hora de tirar, quanto na hora de colocar de volta? É disso que se trata a organização! Esse senso nos beneficia:
- Diminuindo o risco de acidentes
- Ganhando tempo ao localizar objetos com mais rapidez
- Diminuindo a poluição visual
Mas de que adianta termos um ambiente de trabalho muito bem organizado, se estiver completamente sujo? E é exatamente disso que o 3º Senso cuida, pois Seiso representa o “Senso de Limpeza”. Ele tem como objetivo facilitar a limpeza em um ambiente de trabalho. Para isto, ele exige que, ao invés de limpar, antes, é necessário atentar-se ao motivo da sujeira, para que assim, soluções preventivas possam ser efetuadas para eliminar ou, ao menos, reduzir a necessidade dessa atividade. Locais de trabalho organizados e limpos geram menos estresse aos funcionários envolvidos que, por sua vez, podem executar suas atividades com mais eficiência e exatidão. Ou seja, mais importante que limpar é não sujar! Esse senso nos ajuda em:
- Melhorar a conservação de equipamentos e máquinas;
- Ambiente saudável e agradável
- Evita a propagação de doenças e alergias
Já o 4º Senso, Seiketsu, representa o “Senso de Padronização e Saúde”. Seu propósito principal é padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor. É traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (utilização, organização e limpeza) de forma que eles não se percam. Seus ganhos são:
- Equilíbrio físico e mental;
- Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);
- Melhoria nas condições de segurança.
Finalmente, o 5º Senso, Shitsuke, vem com um desafio ainda maior, pois ele é o “Senso da Autodisciplina”. O último senso é extremamente importante pois é preciso muito empenho e comprometimento para arregaçar as mangas e trabalhar em todos os 4 sensos anteriores, e ainda mais para mantê-los. Afinal, o 5S’s é um programa constante que necessita de atenção diariamente para que as coisas não tornem a se embolar e tenha que recomeça-lo do zero. Mas quando se dedica, logo se vê o resultado e a diferença que é trabalhar em uma empresa que aderiu ao programa à uma empresa que nunca ouviu falar. É claro que o ser humano já nasce com um instinto de organização, mas muitas vezes optamos por ignora-lo seja por praticidade ou até mesmo por preguiça. E, a longo prazo, vemos o impacto que esse acumulo de descuidos nos causa.
Enfim, pareceu complicado? Mas é muito simples depois de implantado! Basta um pouco de dedicação de cada pessoa envolvida para que o programa se mantenha e traga bastante resultado! E o melhor de tudo é que pode ser aplicado em qualquer lugar, seja na sua casa ou no seu trabalho! Nós da Barbosa Contabilidade já aderimos ao programa. E você? Vai encarar também?
