Esse grupo de eventos abrange as informações de folha de pagamento, portanto, é uma das fases mais importantes, que exigirá das empresas comprometimento e clareza no envio das informações de seus funcionários.
A folha de pagamento é um conjunto de informações que reflete a remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do empregador naquela competência. Nela, estão os dados e valores de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários e imposto sobre a renda retido na fonte de pagamentos realizados à pessoa física.
Para uma implantação eficiente, o ideal é conhecer as configurações de preenchimentos técnicos e se adiantar nas entregas a fim de evitar o congestionamento de informações nos últimos dias.
Você realmente está preparado? Se ainda existem dúvidas, esta matéria é para você. Hoje, vamos detalhar os pontos mais importantes da terceira fase.
Prazo de envio da folha de pagamento com o eSocial
No envio dos eventos periódicos, devem ser informados
- a) Todos os fatos geradores (remuneração) ocorridos a partir da data de início da obrigatoriedade para cada grupo de obrigados; e
- b) Todos os pagamentos ocorridos no mês do início da obrigatoriedade (maio/2018, janeiro/2019 e julho /2019, feitos, respectivamente pelos integrantes do 1º, 2º e 3º grupos,) mesmo que se refiram a competências anteriores;
Até aí parece fácil não é mesmo? Mas é importante deixar uma dica que poderá evitar dores de cabeça: mesmo com o prazo sendo até o dia 7 não deixe para enviar as informações em cima da hora. Tenha esse dia como a data máxima, mas estabeleça um prazo como, por exemplo, o primeiro dia útil do mês para realizar esse processo.
O prazo para recolhimento do FGTS também é dia 7, ou seja, o ideal é você enviar os pagamentos com o máximo de antecedência para garantir que as informações sejam devidamente processadas pelo o eSocial, e a partir daí, possa emitir a guia do FGTS e realizar o recolhimento.
Pagamentos anteriores a obrigatoriedade da folha
Para facilitar sua implantação, o eSocial não exigirá o envio de pagamentos anteriores ao mês da obrigatoriedade. Mas atenção, toda regra tem exceção.
Se existir pagamentos efetuados no mês de inicio da obrigatoriedade referentes a meses anteriores, estes sim devem ser enviados. Por exemplo: se a folha de abril foi paga no mês de maio de 2018, esta folha deve ser enviada, pois neste caso, temos que respeitar o regime de caixa.
Nesta ocasião, será gerado apenas o registro S-1210 que é o registro dos rendimentos para efeito de IRRF.
Atenção para as Rescisões
A rescisão apesar de ser um pagamento, tem prazo específico e por isso deve ser enviado em até 10 dias a partir do desligamento.
Além disso, caso haja desligamento entre 01 e 07 de maio, deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações das verbas rescisórias.
Período de apuração da Folha de Pagamento
Este é de longe o ponto mais questionado pelos empregadores. Para o eSocial, a folha deve ser apurada considerando desde o primeiro ao último dia do mês. Isso significa que aquela hora extra que o trabalhador realizou no mês anterior não poderá ser lançada na folha atual.
Muitas empresas fecham a folha de pagamento por volta do dia 25 para facilitar o processo financeiro, e o que ocorre depois dessa data entra apenas na folha do mês seguinte. Isso não poderá mais ocorrer no eSocial.
Você deve estar pensando: e agora, o que devo fazer? Bom, a solução mais viável será alterar a data do pagamento da folha para o 5° dia útil para que você consiga realizar todos os lançamentos da folha, assim como, o pagamento e envio ao eSocial.
O eSocial está apenas colocando em prática o que já deveria ser comum devido a regra do regime de apuração por competência. Logo, se determinada rubrica tem incidência de contribuição de previdência e FGTS, ela deve ser informada no mês de sua ocorrência.
Já o IRRF segue o regime de caixa, ou seja, será levado em consideração o momento em que ocorre o pagamento. Vamos ver um exemplo:
Sua folha de 05/2018 vai ser paga no 5° dia útil do mês de junho. Neste caso, o seu sistema de folha irá gerar dois arquivos para cada trabalhador. O primeiro para efeito de contribuição previdenciária e FGTS e o segundo para efeito de IRRF.
Diante disso, podemos dizer que este segundo arquivo, que terá efeito para IRRF, representa a DIRF, a qual passa a ser mensal.
Fechamento e Totalizadores
Após a movimentação dos pagamentos e envio ao eSocial a empresa poderá encerrar a competência. Porém, somente o centralizador do envio das informações pode realizar este procedimento.
Já os totalizadores nada mais são do que o retorno das informações relacionadas a apuração dos encargos (Contribuição Previdenciária e IRRF), assim o empregador terá a possibilidade de verificar se os valores de cada trabalhador estão corretos.
Neste caso, não é necessário que a competência esteja encerrada, basta que o pagamento do trabalhador seja enviado e automaticamente o totalizador daquele trabalhador será retornado para a conferência ser realizada.
Além dos totalizadores individualizados por trabalhador, o eSocial ainda disponibiliza mais dois tipos de totalizadores consolidados por contribuinte: um referente a informações das contribuições sociais e o outro do IRRF.
No entanto, somente o responsável pelo encerramento da competência tem o comando para solicitar esses totalizadores.
Competência sem movimentação
Quando não há pagamento no mês é necessário enviar o fechamento da competência sem movimentos. Lembrando que isso vale apenas para quando ocorrer após o inicio da obrigatoriedade do determinado grupo.
É hora de se capacitar e especializar seu Departamento Pessoal em eSocial
Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.
É imprescindível estar sempre em busca de atualização e treinamentos para que possamos acompanhar todas as mudanças que vem ocorrendo se sofrer com os impactos que as mesmas causarão.
